Los principios detrás de una reunión activa

El estallido social en Chile, el cual se ha extendido por cerca de dos meses, ha sido testigo de una ciudadanía dispuesta a entablar conversaciones y diálogos. Lo anterior, teniendo por objetivo entender cuáles son las reales problemáticas del modelo actual, para luego encontrar soluciones que beneficien a todos.

Si bien se han proliferado las reuniones, cabildos o instancias de conversación, tal y como vimos en el artículo sobre Problemas de las reuniones tradicionales , es difícil dialogar con otros.

A continuación les presentamos una checklist o lista de acciones por realizar para facilitar el diálogo entre la gente. El foco está en explicar los principios que están detrás de cada acción, habilitando al lector para poder realizar su propia versión de una reunión activa, basándose en estos principios.

Existen tres etapas de una reunión activa: ANTES, DURANTE y DESPUÉS. Nos basaremos en ellas para dar a entender cada paso:

Antes: Previo a la reunión, se deben definir las expectativas de esta, como proceso del que todos participan.

• “Acordar los temas a abordar” - ¿De qué vamos a hablar?
• “Definir duración del encuentro” - ¿Cuánto va a durar?
• “Definir los entregables” - ¿Qué esperamos lograr?

En otras palabras se define el CONTEXTO, el ESPACIO-TIEMPO y el OBJETIVO, en formato de LOGRO.

A modo de ejemplo, definamos los siguientes objetivos:

• Objetivo A: “Hablar sobre la edad de jubilación”
• Objetivo B: “Definir criterios para determinar la edad de jubilación”
• Objetivo C: “Definimos criterios para determinar la edad de jubilación”

Para cumplir con el objetivo A, basta con hablar durante la reunión sobre la edad de jubilación. SI bien esto es un objetivo, no nos da información sobre cuál es la condición de logro.

En el caso del objetivo B, existe una métrica del logro (“criterios para determinar la edad de jubilación”), por lo que al leer el objetivo, somos capaces de responder si se logró o no. A esto lo llamamos una métrica o señal.

El objetivo C es bastante similar al B, no obstante, al utilizar la primera persona del plural dentro del enunciado (“nosotros”), estamos involucrandonos de manera implícita. No así el caso del uso del infinitivo, dónde la responsabilidad no es de los participantes, sino más bien, de “alguien”.

PRINCIPIO: Que cada participante tenga claridad sobre el contexto, la totalidad del proceso, las reglas a seguir y lo que se quiere lograr.

Durante: El desarrollo de la reunión consta de los siguientes pasos

• “Hacer check-in (¿Cómo estamos?)” - Parte importante de una reunión, es entender cómo se siente cada participante, determinar cuál es su nivel de energía, su situación emocional. Esto permite tener una primera lectura de la disposición de cada persona a avanzar hacia el objetivo acordado. Por otro lado, se pone el foco en que estamos trabajando con personas, que tienen mejores o peores días, como cada uno de nosotros. Esto genera empatía entre los participantes, lo cual habilita una mejor disposición a escucharse.

PRINCIPIO: Darse cuenta que estamos trabajando con personas, empatizar con ellas.

• “Establecer acuerdos de convivencia” - Una reunión funciona bajo determinadas reglas, las que todo participante debe respetar y que estructuran la manera de interactuar. En este caso, para que exista diálogo, cada participante tiene i) derecho a ser escuchado y a su vez el ii) deber de escuchar al resto.

PRINCIPIO: Habilitar el diálogo mediante el respeto a la palabra tanto del otro/a como de uno/a mismo/a.

• “Definir responsabilidades” - Con el objetivo de habilitar que cada participante se enfoque en el contenido de la reunión y asegurarse que se respeten los acuerdos previos, es necesario designar a tres responsables:

“Facilitador” - Se asegura que cada participante ejerza su derecho a ser escuchado, además de su deber de escuchar. Es aquel que guía las conversaciones y ayuda a poner foco, al recordar la agenda y/o los entregables acordados.

PRINCIPIO: Permitir a los/las participantes poner foco en el contenido de la sesión, dejando que el/la facilitador/a se encargue de hacer cumplir los acuerdos de convivencia acordados al inicio de esta.

“Guardián del tiempo” - Se asegura que los tiempos acordados al inicio sean respetados. Esto permite respetar el tiempo de todos y todas, dado que no necesariamente pueden permitirse que las cosas se alarguen.

El gran aporte del guardián del tiempo está relacionado con la Ley de Parkinson : “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine” . En otras palabras, si no hay un tiempo acotado, el tema abordado se extiende de manera indefinida.

Es posible que se den conversaciones importantes que no quisieran interrumpir. En mi experiencia, hay dos maneras de manejar estas situaciones. En primer lugar dar un aviso previo de que quedan pocos minutos para el tema abordado, lo que permite que los participantes se enfoquen en finalizar la conversación. En el caso en que la conversación se alargue más allá del tiempo, es posible avisar a los participantes de este hecho, y proponer dar un tiempo suplementario acordado por todos para cerrar el tema.

PRINCIPIO: Respetar el tiempo acordado al inicio de la sesión, además de enfocar la atención de los participantes hacia lograr el objetivo planteado.

“Secretario/a” - Es el/la responsable de que lo avanzado en la sesión quede registrado y sea accesible a todos los participantes y/o interesados. De manera concreta, toma notas de lo que sucede, de la manera más objetiva posible, conservando así la representatividad y legitimidad de lo realizado durante la sesión.

Me permito hacer énfasis en la objetividad de las notas, lo que puede resultar difícil en caso de que los participantes ofrezcan miradas contrarias. En tal caso, es recomendado denotar ambas posturas, así como los criterios bajo los cuales no hay acuerdo. De esta manera quedan registradas ambas visiones, lo que asegura legitimidad y representatividad de las notas o acta.

Una alternativa al rol de único/a secretario/a es pedirle a todos los participantes que tomen notas de los puntos que les parezcan importantes, para al final de la reunión poner en común lo anotado. Esto permite tener una mirada más objetiva y a la vez hacer un recuento de la sesión previo a su fin.

La manera que recomendamos es repartir post-its y sharpies a cada uno de los integrantes, para que vayan tomando nota (1 idea por post-it); al finalizar, agrupar por temáticas similares los post-its, lo que se conoce como mapa de afinidad; sintetizar los contenidos de cada agrupación, de tal manera de tener claridad sobre los temas tratados; documentar en un video corto el resultado del trabajo anterior. Esto permite tener un video resumen de la sesión, legítimo y representativo de todos. Para mayor información sobre este método, pueden ver el siguiente artículo

PRINCIPIO: Preservar de manera legítima, representativa y accesible por todos y todas, el contenido discutido durante la sesión, de manera de poder acceder a este luego de realizada la reunión.

Después: Una vez finaliza la sesión, son necesarios dos pasos suplementarios.

• “Evaluar lo positivo y lo mejorable” - Muchas veces, no quedamos conformes con cómo se desarrolló una reunión o una sesión, lo que es totalmente comprensible. El problema radica en que generalmente no se hace nada para mejorar la situación. Para ello, se recomienda realizar una ronda donde cada participante aporte con ideas sobre:
• Los aspectos positivos, o por mantener de la reunión/sesión. Estos pueden ser de carácter metodológico, emocional, de contenido, etc.
• Los aspectos por mejorar. Es la oportunidad para plantear de manera constructiva mejores maneras de realizar la sesión o reunión.
• (Opcional) Definir tareas concretas que busquen ya sea preservar los aspectos positivos, o solucionar los aspectos por mejorar. Esto es parte de la estrategia de mejora continua, donde por cada iteración, se sacan aprendizajes que permiten mejorar el sistema.

PRINCIPIO: Visualizar tanto los aspectos positivos, como aquellos por mejorar de la reunión activa. Acto seguido, se pueden acordar acciones orientadas a preservar lo positivo y a su vez plantear acciones que podrían ayudar a mejorar el desarrollo de la sesión. La idea es construir sobre lo positivo y experimentar sobre las posibles mejoras.

• “Enviar la documentación a los participantes” - La documentación, acta o notas de la reunión/sesión es toda la información que se generó a partir de ésta. Es sumamente importante que todos los participantes y/o interesados en los temas tratados accedan a la documentación. Hay dos razones principales para ello: la primera es que puedan validar los contenidos tratados, lo que asegura la legitimidad y representatividad de la documentación. Por otro lado, es probable que al haber participado de la reunión/sesión, la persona esté interesada en la información que se generó, por lo que debiese tener acceso a dicho conocimiento. Es importante que la documentación sea accesible a todos los participantes, es decir en un lenguaje y nivel de abstracción que todos y todas manejen. De poco sirve una documentación que los/las propios/as participantes no comprenden. PRINCIPIO: Transparentar las notas sobre lo ocurrido durante la reunión activa, con el objetivo de que estas sean validadas/corregidas por los y las participantes. Esto asegura legitimidad y representatividad de la opinión de todos y todas, a condición de que las notas sean accesibles por todos y todas.

¡Con estos pasos ya estás listo para poder realizar una reunión activa! Y no solamente eso, sino que además puedes utilizar metodologías distintas para cada paso, siempre y cuando mantengas los principios que están detrás. ¡Te invitamos por lo mismo a experimentar hasta encontrar la mejor manera de realizar reuniones activas! Este artículo es uno de varios que busca proponer metodologías para generar entendimiento compartido y por ende diálogo, para grupos pequeños y grandes.

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